KYO Fleet-Manager

Flottenmanagement:

Probleme

Output-Management
Eine schlecht oder gar nicht gemanagte Flotte kann das gesamte Unternehmen beeinträchtigen. Denn gerade im Flotten-Betrieb sind die versteckten Kosten oft extrem hoch. In 19 % der Unternehmen erfolgt die Beschaffung von Druckern dezentral in den Abteilungen. (Quelle: dokulife. de, Online-Umfrage)
Die dezentrale Beschaffung führt zu vielen negativen Effekten. Ohne klare Einkaufsprozesse und Zuständigkeiten für das Output-Management erfolgt die Beschaffung nur reaktiv, ungesteuert und damit kostenintensiv. Je mehr Abteilungen involviert sind, desto höher sind die Prozesskosten und der Administrationsaufwand.
 
Sinkende operative Effizienz
Je mehr Abteilungen in die Beschaffung der Systeme und in die Organisation des Service involviert sind, umso geringer ist die Verfügbarkeit: Veraltete Systeme, ineffiziente Technik und fehlende Koordination beim Service führen zu unproduktiven Ausfallzeiten. Gleichzeitig können IT-Projekte nicht umgesetzt werden, weil die IT-Abteilung zu sehr mit der Geräteflotte beschäftigt ist. Operative Effizienz sieht anders aus.

Lösungen

Zentral gesteuerte Output-Infrastruktur
Mit dem FLOTTEN-MANAGEMENT der KYOCERA Managed Document Services schaffen Sie vor allem eins: klare Verantwortlichkeiten. Denn für den reibungslosen Betrieb Ihrer Flotte sind dann wir zuständig. Dazu werden herstellerunabhängig alle Netzwerksysteme von uns erfasst – und dann per Ferndiagnose zentral verwaltet. Mit umfangreichen Reports halten wir Sie über alle relevanten wirtschaftlichen Kennziffern wie Zählerstände, Auslastungen oder Problemsysteme auf dem Laufenden.
Sie steuern Ihre gesamte Output-Flotte zentral über einen Ansprechpartner, unabhängig von den verschiedenen Herstellern. Eine transparente Kostenplanung und Budgetübersicht korrespondiert mit einer gestiegenen Mitarbeiterproduktivität und Anwenderzufriedenheit.
 
Kontinuierlich betreut, auf Dauer optimiert
Auf Basis der von uns erfassten und analysierten Daten erarbeiten wir kontinuierlich Optimierungsvorschläge und liefern Ihnen dazu auch Kennzahlen als objektive Entscheidungsgrundlage. Auf Wunsch übernehmen wir für Sie auch die proaktive Aussteuerung von Reparatur- und Wartungs-Services sowie Steuerung der Verbrauchsmaterialien.
Das FLOTTEN-MANAGEMENT rechnet sich übrigens nicht nur für große Unternehmen. Schon ab einer Output-Flotte von 30 Systemen macht sich der Einsatz mehr als bezahlt.

Service:

Probleme

Viele Service-Partner, hoher Aufwand
Auch das beste System hat mal einen Defekt, auch die zuverlässigste Geräteflotte muss gewartet werden: ein Fall für den Service. Die Inanspruchnahme von diversen externen Service-Partnern stellt Unternehmen oft vor ein großes Problem. Denn je heterogener die Geräteflotte, umso aufwändiger das Aussteuern von Service-Leistungen. Oftmals bestehen diverse Service-Verträge – und jeder Service-Partner hat seine eigene Telefonnummer, schreibt seine eigenen Rechnungen und erzeugt so seinen eigenen Administrationsaufwand.
 
Fehlende Koordination
Müssen z. B. mehrere Geräte von unterschiedlichen Herstellern gleichzeitig gewartet oder instand gesetzt werden, rücken auch gleich mehrere Service-Teams an – und jedes Team stellt seine eigenen Fahrtkosten in Rechnung. Mit der Anzahl der Service-Partner steigt auch die Arbeitsbelastung für den IT-Support. Der Helpdesk wird häufiger in Anspruch genommen und weil IT-Ressourcen
kompetenzfern eingesetzt werden, können wichtige Projekte nicht umgesetzt werden. Häufig führt die fehlende Koordination auch zu höheren Ausfallzeiten. Im Ergebnis führen mehr Service-Partner also nicht zu mehr Service, sondern in erster Linie zu mehr Kosten.

Lösungen

Optimierte Service-Einsätze
Mit unserem SERVICE-MANAGEMENT können Sie sich beruhigt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, statt Service zu koordinieren. Dank Fernüberwachung Ihrer Output-Flotte laufen alle Service- und Reparatureinsätze voll automatisiert ab. Sogar Wartungseinsätze werden automatisch gemeldet, so dass keine Wartungsintervalle überschritten werden. Durch die abgestimmten, proaktiven Services aus einer Hand ist eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit Ihrer Flotte garantiert. Zusätzlich können Sie dank eines Abrechnungssystems über Pauschalen Ihre Kosten genau kalkulieren – und Ihre Budgets komfortabel und sicher planen.

Hohe Produktivität
Egal, ob Reparatur oder Instandsetzung – unser Service-Netz arbeitet schnell und zuverlässig. Die Techniker vor Ort sind auf alle marktüblichen Systeme geschult und garantieren eine schnelle Reaktionszeit: Spätestens am Folgetag sind sie bei Ihnen vor Ort. Zusätzlich können Sie auch ein maßgeschneidertes Service-Paket mit uns vereinbaren. Wenn Sie z. B. eine 24-Stunden-Verfügbarkeit der Output-Flotte benötigen, ist das möglich.
Wenn Sie den Überblick behalten wollen, kein Problem: Alle Leistungen des SERVICE-MANAGEMENTS können Sie auch dann in Anspruch nehmen, wenn Sie selbst für das Monitoring Ihrer Flotte verantwortlich bleiben wollen.

Verbrauchsmaterial

Probleme

Sinkende Anwenderproduktivität
Jeder Anwender kennt es: Der Kunde wartet schon und die fertige Präsentation kann nicht gedruckt werden, weil kein Toner mehr im Drucker ist. Was tun? Den IT-Support anrufen oder den Toner selber nachfüllen? Oft stellt sich dann auch noch heraus, dass gar keiner mehr auf Lager ist. Der Grund dafür ist unkoordiniertes Verbrauchsmaterial-Management: Bei 9,5 % aller Unternehmen erfolgt die Beschaffung von Tinten- und Tonerpatronen durch jeden Mitarbeiter selbst. (Quelle: dokulife.de, Online-Umfrage)
 
Hohe Kapitalbindung durch Hamsterbevorratung
So bindet die unkontrollierte Bevorratung von Toner und Tinte wertvolles Unternehmenskapital. Einkaufsvorteile und Rabatte können bei Einzelbestellungen nicht genutzt werden: Die Verbrauchsmaterialien sind teurer und die Prozesskosten für die Recherche, Bestellung und Annahme der Lieferung höher.

Lösungen

Proaktiver Service
Im Rahmen der KYOCERA Managed Document Services bieten wir Ihnen auch ein leistungsstarkes VERBRAUCHSMATERIAL-MANAGEMENT an. Per Ferndiagnose überwachen wir den Toner-Status aller erfassten Systeme und sorgen bei kritischen Tonerständen proaktiv für Abhilfe.
 
Lieferung just-in-time
Egal für welchen Hersteller – wir liefern landesweit und just-in-time zu jeder Ihrer Niederlassungen – auf Wunsch bis ans betroffene Gerät. Durch die Zusammenarbeit mit langjährigen Partnern stellen wir sicher, dass Sie nur Originalware zu transparenten und fairen Konditionen erhalten – und zu fixen Zeiten.
 

• Erhebliche Senkung der Kosten für Verbrauchsmaterial
• Hohes Einsparpotenzial durch Optimierungsvorschläge (z. B. Toner statt Tinte)
• Steigende Mitarbeiterproduktivität und hohe Anwenderzufriedenheit durch hohe Verfügbarkeit
• Optimaler Einsatz von Personal-Ressourcen durch das Entfallen fachfremder Tätigkeiten
• Effizientere Administration durch reduzierte Verwaltungskosten

Downloads:

Broschüre