Benutzer identifizieren, Druckdaten steuern, Kosten erfassen, Verfügbarkeit erhöhen.
Eine Vielzahl an Unternehmen schützen Ihre Druckdaten nicht oder reglementieren den Zugriff auf die Infrastruktur Ihrer Druckausgabe nicht ausreichend. Eine unüberschaubare Installation an Druckertreibern und deren Pflege verursacht einen erheblichen Aufwand in den IT-Abteilungen.
- Druckosten ermitteln: 90 % der befragten Unternehmen können ihre Druckkosten nicht beziffern.
- Dokumentenkosten senken: 5-10% des Gesamtumsatzes werden für die Dokumentenverarbeitung aufgebracht.
- Unnötige Ausdrucke verhindern: 20% aller Ausdrucke werden am gleichen Tag vernichtet.
- Dokumentenprozesse verbessern: 20% Einsparungen sind durch die Optimierung aller Dokumentenprozesse möglich.
- Steigerung der IT Sicherheit und reduzieren der zu verwaltenden Druckertreiber
Gut organisierte Druckprozesse und Zugriffkontrolle für Druckausgabesysteme verhelfen Unternehmen Kosten zu reduzieren, IT-Abteilungen zu entlasten und die Datensicherheit zu erhöhen. Die Benutzerfreundlichkeit für den Anwender, sowie dessen Flexibilität zur Geräteauswahl, wird ebenfalls verbessert und die Verfügbarkeit der Ausgabesysteme gesteigert.
Anwendungsbeispiele
Erhöhte Datensicherheit
Ihre Dokumente werden erst nach erfolgreicher Identifikation des berechtigten Anwenders ausgedruckt. Die Anmeldung kann hier mittels PIN, Passwort oder elektronischem Mitarbeiterausweis erfolgen.
Flexibilität Auswahl des Drucksystems und verbesserte Verfügbarkeit
Der Anwender wählt nach dem Absenden des Druckauftrages sein gewünschtes Ausgabesystem mittels Benutzeranmeldung. Der Druckauftrag folgt dann seiner Anmeldung zum Drucker/MFP. Sollte das gewünschte System nicht zur Verfügung stehen, so kann der Anwender ohne weiteren Eingriff in den Druckprozess ein anderes System nutzen.
Benutzersanmeldung und Kostenkontrolle
Mit Hilfe der PIN, dem Passwort oder einem elektronischen (RFID) Mitarbeiterausweiß wird der Zugriff auf Druck-, Kopier- oder Scanfunktion gesteuert. Hierdurch ist es ebenfalls möglich die entstandenen Kosten verursachergerecht und unabhängig vom Ausgabesystem zu erfassen.
Umweltschutz
Vor der Druckausgabe entscheidet der Anwender über die benötigten Dokumente am MFP Display. Nicht länger benötigte Aufträge können aktiv gelöscht werden oder automatisiert vom Server entfernt werden. Dies führt zu einem reduzierten Papier- und Energieverbrauch, was letztendlich Kosten spart und die Umwelt entlastet.
Vereinfachung der Bedienung / Entlastung der IT-Abteilung
Der Benutzer wählt sein Ausgabesystem nicht mehr über eine Vielzahl von unterschiedlichen Druckertreibern, sondern erhält die Möglichkeit über definierte zentrale Warteschlagen auf einen Server zu drucken. Die Auswahl der gewünschten Drucker/MFPs erfolgt erst am Ausgabesystem und die Druckaufträge folgen dann dem Anwender. Die Datensicherheit wird durch eine Anmeldung sichergestellt.
Mit der Anmeldung stehen in Abhängigkeit der hinterlegten Rechte auch Kopierfunktionen zur Verfügung oder das Scannen mit der eignen Absenderadresse ist bereits hinterlegt. Letzteres ermöglicht die Übertragung von gescannten Daten an den eigenen Netzwerkordner oder E-Mailadresse mit nur einem Arbeitsschritt.
IT-Abteilungen können die Installation von Druckertreiber reduzieren, da nicht für jedes Ausgabesystem ein Treiber vorgehalten wird. Die Druckdatenaufbereitung erfolgt über wenige Standardtreiber und anschließende Datenverteilung an die Drucker über eine zentrale Serverinstallation. Die aufwändige Wartung einer Vielzahl an Treiber an Druckservern und Arbeitsplatzrechner wird deutlich reduziert.
Die Firma SequiSoft
SequiSoft GmbH entwickelt Lösungen für den Bereich Output-Management von Drucksystemen und ist KYOCERA HyPAS Entwicklungspartner. Das Produkt SequiMe ist exklusiv über KYOCERA erhältlich und adressiert klein- und mittelständische-Unternehmen. Im Standard-Lieferumfang von SequiMe sind alle klassischen Aufgaben im Büroumfeld bereits berücksichtigt, wie kopieren, drucken und scannen.